Menz & Gasser è un’azienda italiana, fondata nel 1935 e specializzata nella produzione di prodotti finiti e semilavorati a base di frutta e verdura, dolci e salati, sia a marchio proprio che per conto terzi, per le più diverse esigenze dei clienti industriali e artigianali dei settori Caseario, Dolciario e Gelati & Bevande, offrendo servizi innovativi e su misura.

Il prodotto di punta sono le confetture in monoporzione, per le quali l’azienda è diventata riferimento a livello europeo.

I numeri di Menz & Gasser:

• 230 dipendenti;
• 36.000 metri quadri di superficie produttiva;
• >130 milioni di fatturato;
• migliaia di ordini gestiti in un anno, in aumento;
• centinaia di clienti diversi.

L’esigenza

• Automatizzare l’acquisizione dei dati contenuti negli ordini clienti;
• Velocizzare le procedure di controllo ed evitare l’input manuale;
• Gestire e archiviare i documenti in modo efficiente.

La soluzione

Giusti, nel proprio applicativo GiustiFFS, ha utilizzato Recogniform Reader, una piattaforma di data-capture che consente di estrarre dati da documenti di ogni tipo, stampati o manoscritti, con layout fisso o variabile.

Potente e flessibile, Recogniform Reader acquisisce le informazioni contenute negli ordini, le interpreta e le organizza in modo da alimentare automaticamente GiustiSuite a valle, evitando onerose operazioni di data entry manuale.

Raccolta ordini? Basta errori di data entry

GiustiFFS è uno strumento software innovativo e affidabile. È stato progettato per eliminare gli errori che possono derivare dal data entry manuale dei documenti redatti su carta vera e/o virtuale di qualsiasi natura che arrivano in azienda.

Ancora oggi, infatti, tramite email o, in casi limite, tramite fax, molte aziende ricevono documenti nei formati più vari. Siano questi ordini, contratti o qualsiasi altra natura di documento, GiustiFFS legge, riconosce, decodifica, confronta e archivia i dati e li prepara per il sistema di gestione aziendale o per le app GiustiSuite.

Free Form System riesce ad interpretare non solo lettere e numeri stampati ma anche codici a barre e caratteri manoscritti.

GiustiFFS ha trovato un suo spazio risolvendo la criticità dell’acquisizione dei moduli compilati manualmente o stampati.

La tecnica di GiustiFFS prevede che, per ogni documento che arriva in azienda (ordine, contratto o checklist che sia), venga archiviato un corrispondente documento virtuale mappato, in cui è indicata la posizione dei campi da scansionare e decodificare.

Il file, gestito dal Back Office e contenente i dati decodificati in chiaro nel formato scelto xml o Excel, è subito reso disponibile per l’elaborazione da parte delle app GiustiSuite o, se queste non sono presenti, da un sistema qualsiasi di elaborazione scelto dall’azienda. Le routine di lettura OCR – sviluppata dalla Recogniform, nostra azienda partner e specialista del settore – garantisce una qualità dei dati risultanti molto vicina al 98%. Una certezza che consente un enorme risparmio di tempo e sonni tranquilli.

La strategia vincente

• Ricezione del documento (per esempio via mail) e immediata associazione tra cliente che lo ha inviato, con la sua specifica mappatura di riferimento.
• Lettura e decodifica da parte del sistema OCR, seguendo il tracciato stabilito, salvataggio di un file conforme pronto per qualsiasi applicativo, compreso GiustiSuite.
• Alert e rilevazione di una incongruenza sui dati, rara ma possibile. Free Form System invia una mail a un operatore invitandolo ad accedere al sistema di “riconciliazione”.
• La funzionalità di riconciliazione evidenzia le incongruenze offrendo all’operatore la possibilità di correggere.
• Il documento rientra nel flusso dati.