Migliorare la gestione della rete vendita e degli ordini attraverso la lettura ottica documentale.

Permettere la cattura facile e veloce dei dati da diversi tipi di documenti cartacei, ottimizzando tempi e risorse e diminuendo il margine di errore in fase di data entry manuale.

È questo l’obiettivo del nuovo accordo siglato tra Giusti Software e Recogniform Technologies.

Riccardo Giusti
CEO di Giusti Software

“Creare connessioni tra mondi diversi ma complementari ci permette di proporre soluzioni sempre più innovative ed efficienti. Ecco qual è il valore aggiunto di creare partnership strategiche”.

Dar vita a sinergie per creare valore aggiunto

Nonostante la forte spinta alla digitalizzazione, infatti, tramite email o nei casi limite anche tramite fax, in azienda si ricevono ancora oggi documenti nei formati più vari, con conseguenti complicazioni e lungaggini nella gestione dei dati e nell’acquisizione degli ordini, che devono così essere inseriti manualmente.

Una soluzione nasce dall’incontro tra due mondi e due punti di vista diversi messi in sinergia su una stessa problematica comune.

Da un lato le app di GiustiSuite, prodotte da Giusti Software e pensate per automatizzare la forza vendita e snellire i processi di gestione aziendale.

Dall’altro la soluzione software Recogniform Reader, realizzata da Recogniform Technologies, azienda nata nel 2000, 100% italiana e specializzata nello sviluppo di soluzioni software per la lettura ottica e l’elaborazione immagini.

Uno strumento utile, scalabile e configurabile anche su sistemi gestionali. Una specie di “cassetta degli attrezzi” che sfrutta l’OCR, ossia il riconoscimento ottico dei caratteri, per prendere i dati da svariati tipi di documento e layout.

Rete vendita più smart con GiustiFFS

Dalla sinergia tra Giusti Software e Recogniform Technologies e, in particolare, dall’integrazione tra i mondi di GiustiSuite e Recogniform Reader, trova sviluppo l’app GiustiFFS che permette facilmente la mappatura, l’acquisizione di dati da documenti e la gestione degli ordini.

In questo modo:

• è possibile un utilizzo ridotto di risorse umane;
• l’efficienza e le prestazioni sono migliori;
• si riducono gli errori causati dall’affaticamento del personale.

Siano essi ordini, contratti o altro, GiustiFFS legge, riconosce, decodifica, confronta e archivia i dati e li prepara per il sistema gestionale di Giusti.

GiustiFFS riconosce non solo i moduli stampati o scritti a macchina, ma anche quelli contenenti codici a barre e caratteri manoscritti in stampatello incasellato.

Dunque permette di catturare facilmente diversi dati da:

• stampati
• manoscritti
• questionari customer satisfaction
• rapportini
• bolle
• modulistica
• ordini
• fatture
• contratti
• documenti bancari
• moduli di richiesta schede fedeltà
• form di selezione del personale…

Riccardo Giusti
CEO di Giusti Software

“Con la lettura ottica documentale è più semplice estrarre i dati e gestire le informazioni. Un beneficio importante a livello di gestione degli ordini e automazione della forza vendita”.

Focus. Il sistema di lettura ottico documentale

Ma come funziona il flusso di utilizzo del sistema OCR e in particolare di Recogniform Reader?

Per praticità può essere suddiviso in 4 fasi principali:

Acquisizione. Si acquisiscono i documenti usando vari tipi di strumenti. Per esempio uno o più scanner, un servizio di monitoraggio automatico di uno o più folder, con servizio di monitoraggio automatico di una o più caselle e-mail o con un insieme di tutte queste modalità. Il file di ingresso viene poi gestito in formato: PDF vettoriale, PDF immagine, TIF, BMP, JPG.

Riconoscimento. Una volta acquisiti, i dati di interesse vengono letti e riconosciuti usando vari tipi di tecnologia: OCR (lettura caratteri stampati); OMR (lettura check-box); ICR (lettura caratteri manoscritti in stampatello); BCR-1D (lettura codici a barre lineari); CR-2D (lettura codici a barre bidimensionali); FREE-FORM (estrazione dati in posizione variabile).

Verifica. Le informazioni estratte sono controllate ulteriormente con regole di verifica e quadratura personalizzabili.  Segue poi il controllo dei dati estratti con bassa confidenza di lettura e/o formalmente errati, attraverso una o più postazioni di validazione.

Output. I dati estratti vengono prodotti su file (.asc .csv .xml .xls .txt) o su DBMS (via ADO, OLEDB, ODBC, BDE). Contemporaneamente i documenti elaborati sono salvati in un repository parametrizzabile, una sorta di deposito controllabile.

A questo punto interviene Giusti che con GiustiFFS gestisce e automatizza tutta la documentazione e gli ordini preparandoli per il gestionale.

Con significativi vantaggi per la rete vendita.